Mindannyian szeretünk egy hosszú, fárasztó munka után - de mélyen tudjuk, hogy ha csak egy kicsit jobban szervezett volna, a dolgok nem lennének olyan rosszak. Jobban felkészültünk a feladatokra, amelyeket nekünk dobtak, jobban képesek kezelni a váratlan szövődményeket, és kevésbé valószínű, hogy pánikba ütköznek, amikor határidő áll.
A svéd üzleti guru, David Stiernholm ezt is ismeri, és ezért is sztruktör - aki segíti az embereket a mindennapi zavarban, lehetővé téve számukra a pozitív szokások és a jobb összpontosítás kialakulását.
"A strukturáltság szépsége az, hogy még a legegyszerűbb és legkisebb változások is gyakran nagy hatással vannak a termelékenységre - nem beszélve a pozitív érzelmi és mentális hatásokról" - mondja Stiernholm.
Ezeket az elveket használja az üzleti életben, de bármire is vonatkozhatnak, ha egy képzési programot készítenek egy esemény megtervezésére vagy egy könyv írására. Kövesse a nyolc pontos tervet a káosz struktúrával való helyettesítésére.
1. Helyezze el a tervét
A szokásaid javítása minden más projektnek tekintendő. Tehát az első feladata, hogy nyolc félórás időkereten döntsön, amikor a szerkezeti projekten dolgozik - ilyenek a találkozók, csak magaddal. Az első rés az, amelyen a következő hétre ütemezel, tehát gratulálok, te már úton van!
Ebben az első találkozóban találja meg a módját, hogy jutalmazza magát, ahogy halad a programon keresztül. Ha van valami gadget vagy dolog, amit akarsz, készíts el egy utalványt, oszd meg nyolc token, és adjon magának egy jelzőt minden egyes szakasz befejezéséig. Vagy egy látható kijelzõn, ahol kijelöli a pontokat. Az egyik ügyfelemnek van egy dobozja extra nagy meccsek, és mindegyikükre egy al-célt írt. Minden célért, amit elért, meggyújtotta a mérkőzést, és élvezte a teljesítmény érzését, miközben a mérkőzés kiégett.
2. Válassza ki az eszközt
Hol veszi fel a feladatokat, amelyeket meg kell tennie? Talán ezek közül néhány olyan e-mail, amelyet olvasatlanul vagy megjelölve jelöltek meg, többet a Post-It-on vagy a notebookban, míg még több van valamilyen teendõs listában. Ez egy gyakori hiba. Minél több helyen van a jegyzetedhez, annál nehezebb lesz azonosítani, hogy mire kell összpontosítani most.
Szerezd meg egy darab papírt, és írd le mindazt, amit meg kell tennie, ahogyan eljutnak az elmédbe. Kezdje azzal, amit ma kell tennie, ezen a héten és így tovább, és a lehető legteljesebb időben folytassa, amennyire hasznosnak érzi.
Döntse el, hogy mostantól fogva tartja az összes feladatot. Nem számít, hogy ez egy digitális eszköz, például az Outlook, vagy a notebook, vagy akár ragacsos jegyzetek a táblán. Ha minden feladatod egy helyen van, akkor azonnal tudni fogja, hogy mit kell tenni, és mikor - és hogy semmi sem fontos vagy sürgős.
3. Tisztázza feladatait
Egyszer dolgozott egy olyan divat vállalkozóval, aki eredetileg szülész volt. Egy napon meglátogatta az édesanyját, aki szokatlan kiütés volt a gyomrában. Az ügyfelem azt gondolta: "Tényleg meg kell vizsgálnunk, hogy" és írta: "Fontos! Belly! "Egy ragadós megjegyzésen, beillesztve a páciens orvosi rekordjának elejére. Néhány nap múlva megtalálta a beteg rekordját egy halomban. Látott még egy csomó más hasat, és most nem emlékezett vissza arra, amit ő jelentett. Az ördög a részletekbe menekül, amikor feladatokat tesz.
Menjen végig a listán, és konkrétan és alaposan megfogalmazza az egyes feladatok részleteit. Ha először meg kell csinálnia egy dolgot, majd egy másikat, mielőtt ellenőrizni tudná a feladat elvégzését a listáról, oszd meg két külön feladatra. Győződjön meg róla, hogy minden feladat tartalmaz egy igét, és figyeljen olyan igékre, mint a "javítás", a "győződjön meg róla" és más félreérthetetlen leírások arról, hogy mit szándékoznak tenni - egy homályos megfogalmazás mögött végül homályba fulladhat egy egész projekt.
4. Hozzon létre Kategóriákat
Az egy tennivalók listájának értéke egyértelmű. A hátránya az, hogy a feladatok hosszú listájának megtekintése tűnik túlterheltnek. Itt jön létre a jó struktúra: kategorizálással elkerülheti, hogy elterelje az olyan feladatokat, amelyekkel most nem foglalkozik, és könnyebb lesz az elkövetkező feladatra koncentrálni.
Hol kell fizikailag a feladat elvégzése? Mennyi ideig tart a feladat végrehajtása? Mikor kell befejezni a feladatot? Például, ha a feladatok 20% -a elvégezhető az ingázás során, akkor csak akkor néz ki az egész lista egyötödét, amikor ellenőrzi a vonaton.
A digitális teendők listája lehetővé teszi a feladatok kategorizálását egy doboz ellenőrzésével vagy címkék vagy címkék használatával. Ha a teendõk fizikai formátumúak, akkor használhatsz írásos szimbólumokat, feloszthatod a jegyzetfüzetedet a szekciókba lapok vagy elválasztók segítségével, vagy egyszerűen csak kiolvasó tollakat használhatsz. Kezdje úgy, hogy csak egy módot választ a teendőinek kategorizálására, és fokozatosan hozzáadja a kategóriákat - különben nehéz és bonyolulttá válni a módszerrel, és nem emlékeztetni a dolgokra, mint írni őket (mert ez csak gyorsabb „).
5. Vedd fel az idõt
A váratlan dolgok egész idő alatt megtörténnek - és ha igen, akkor a menetrendek és a tervek megszakadnak. Célunk, hogy változtassunk, és ambiciózus tervet hozzunk létre erre, de valami előre nem látható téved. A korábban prioritást élvező feladatok hirtelen már nem olyan fontosak, mint egy újabb, sürgetőbb feladat.
A veszély az, hogy nem motiváltnak érzed magad, és arra a következtetésre jutsz, hogy munkahelyedet egyszerűen lehetetlen megváltoztatni.Tehát mindent meg kell tennie a váratlan várni. Ahelyett, hogy új strukturálási feladatot kezelne, ezt a slotot "tartalékként" kezelheti, és lehetőséget kínál arra, hogy visszajusson a pályára, ha lemaradt az előző feladatok bármelyikével.
6. Vigye ki a Millstones
A feladatok listáján való rendszeres ellenőrzése lehetővé teszi, hogy megtapasztalja a másik lépést és valamit. De a legtöbb embernek vannak olyan feladataik, amelyek napokig, hetekig vagy akár hónapokig a listán maradnak. Csak ülnek ott, fermentálják és sütik a frusztrációt, és "malomköveknek" nevezek. Minden egyes alkalommal, amikor látod őket befejezettnek, úgy érzed, elkeseredett és a lista elveszíti az értéket. Ráadásul, minél hosszabb ideig teszed ezeket, annál nehezebb az induláshoz.
Találd meg a vaskövekedet és mindegyiknek, készítsd el a következő lehetséges lépést teendő feladatként. Kicsi legyen, annyira kicsi, hogy szinte zavarba ejtve írja a teendők listájára, és akkor könnyű lesz megtenni, és az úton leszel, motiváltnak érzi magát - ami sokkal jobb, mint a beakadt és passzív. Még egy olyan lendületet is kaphatsz, amely úgy érzi, mintha minden nap egy vagy többet kezelne.
7. Az idő egyszerűbbé tétele
Sok helyen tárolhat dokumentumokat. Ha fizikai, akkor lehetnek magazinfájlok, lógó mappák, egy postafiók az íróasztalán vagy csak cölöpök; ha digitálisak, akkor az asztalon, egy megosztott fájlkiszolgálón, egy USB-memórián vagy egy felhőn lehetnek … vagy ezek bármelyik változatából.
Talán ismerheti az utat körülöttük, de ha valaha távol vagy beteg, senki más nem fog. A másik veszély a figyelemelterelés - annál több fájl vagy cölöp van, annál valószínűbb, hogy meglátod az egyiket, miközben egy másikra dolgozol, és gondolkodsz valami másról, amit meg kell tennie.
Válasszon egyet (vagy lehetőleg többet) e tárolóhelyektől. Ezután válasszon háromat, amit tárolsz azon a helyen. Akkor máshová másolja, vagy még jobb, dobja el. Ön azonnal egyszerűbbé válik.
A tanulmány a Harvard Business Review azt mutatta, hogy egy nyolc órás munkanapon körülbelül 70 perc elvész a zavaró hatásoktól. Ha csak egy tizedig tudja csökkenteni az időveszteséget, évente három és fél munkanappal egyenértékű lesz.
8. Nézz vissza, hogy keressen
Ezzel rengeteg dolgot fogtok fel a munkájával kapcsolatban, és ez egy nagyon fontos szerkezeti eszközt jelent: előrelátás. Ha létrehozhat egy folyamatos rutint, amely az Ön számára működik, képes lesz előre látni a közelgő eseményeket.
Döntsük el, hogy milyen gyakran kell szüneteltetni és áttekinteni a listát és a kategóriákat, mikor ezt megteheti, így a legjobban működik az Ön számára (pénteken, így "zárhatja le" a héten és lazítson a hétvégén, vagy hétfőn a proaktív hét elindításához) és ütemezze be ezeket a résidőket. Hozzon létre egy ellenőrző listát arról, hogy mit fogsz keresztülélni velük. Meg fogja találni, hogy ez nagyobb szabadságot biztosít - ami azt jelenti, hogy nem fognak elkapni a közelgő határidőkön, és kevésbé valószínű, hogy befejezze a dolgokat az utolsó pillanatban.
Szuper strukturált: hogyan lehet leküzdeni a káosz és nyerjen vissza időt David Stiernholm már ki van, RRP £ 12.99 (LID Publishing). Vásároljon az amazon.co.uk-on
Gyilkos stratégiák teendők listájának elsajátítására
Alexandra Cavoulacos és Kathryn Minshew szerint a munka világa változik, az online karrier központok alapítója The Muse és a szerzők A munka új szabályai. Kövesse tanácsát, hogy gyorsítsák fel pályafutásukat, és több időt találjanak a szerelmes dolgokra.
Az idővel szembeni háború megnyerése nem arról szól, hogy megpróbálják több száz olyan online eszközt kipróbálni, amelyek segítik a szakemberek produktivitását. Igen, ezek az eszközök segíthetnek, de alapvetően újragondolják, hogyan használja az időt. És ez minden nap elindul a feladatok rendezésével.
Foglalkoztatási hálózat A LinkedIn felmérést készített, amely feltárta, hogy mennyire szükséges a szakmai munkahelyi listák átalakítása. Kiderült, hogy nagyszerűek vagyunk abban, hogy felsoroljuk azokat a dolgokat, amiket meg kell tennünk, de nem annyira jó, hogy ténylegesen megcsináljuk őket. Tény, hogy a szakemberek közel 90% -a elismerte, hogy átlagos munkanap vége után nem képes teljesíteni a feladataikat. Tehát ha minden nap megbirkózol az ugyanolyan elhanyagolt feladási listákkal - és hamarosan megjelenik - itt van négy kulcsfontosságú stratégia, amelyek mindent megváltoztatnak.
1. Tartsa meg az egységes mester teendők listáját munkahelyére
Legyünk őszinték: ha teljes képet szeretnél kapni a feladatokról, amelyeket most kellett elvégezned a munkájához, valószínű, hogy egyetlen listán nem találod meg mindent. Ehelyett valószínűleg van néhány Post-it itt, egy mentett vázlat az e-mailben, a jegyzetek, amelyeket a számítógépeden feltöltöttek, és talán egy vagy két app-i ellenőrző lista a telefonján. De ha a cél az, hogy ténylegesen mindent megteszünk, akkor egy munkahelyi feladatokhoz egyetlen helyre van szükség. Tehát válasszon választási módját, és kezdje meg a konszolidációt.
A lista lehet kézzel írt egy megbízható tervező, egy dokumentum, amelyet megtartasz asztali számítógépén, egy alkalmazást a telefonján vagy bármi mást - ez nem a médiumról szól, hanem a gondolkodási folyamatról szól.
Csak győződjön meg róla, hogy bármilyen módszert használ, hozzáadhatja listáját bárhonnan. Ez azt jelenti, hogy ha egy asztali alkalmazást használsz, akkor olyan rendszert kell beállítanod, amely megkeresi a fájlokat, amelyek megjelenhetnek a számítógépről, miközben távol van a számítógéptől, például a találkozók során kapott feladatokat vagy a telefonhívást emlékszel az otthonában, amit holnap kell tennie.
Előnye, hogy ezeket az emlékeztetőket elküldjük önmagunknak, majd töröljük az e-mailt, miután átmásoltuk őket a mesterk listájára.De egyszerűen csak felírjuk őket ragadós jegyekre, és átírják őket a fájlba is.
2. Kövesse az 1-3-5 szabályt
Az egyik módja, hogy nem csak a saját termelékenységünket, hanem a teljes csapatunkat is átalakítottuk a TheMuse.com-on, az általunk kifejlesztett 1-3-5 szabályt követi. Itt van a lényeg: bármelyik napon feltételezzük, hogy csak egy nagy dolgot, három közepes dolgot és öt apró dolgot tudsz elérni, és szűkítheti a to-do listáját a kilenc elemhez.
Hangzik ijesztő? Nos, ez először. De tetszik vagy nem, csak annyi órát élsz a nap folyamán, és csak véges számú dolgot kapsz. Ha az 1-3-5 listák létrehozásával kényszeríted magad a rangsorolásra, azt jelenti, hogy azok a dolgok, amelyeket elértél, azok a dolgok, amelyeket úgy választasz, mint azok, amelyekre a te dolgod van.
Természetesen maguk a feladatok száma rugalmas lehet. Ha sok időt töltesz a találkozókon, például csökkentheti a feladatok számát. Vagy ha az Ön pozíciója olyan, ahol minden nap sok váratlan feladatot és feladatot hoz, akkor próbáljon meg egy közepes és két kisebb feladatot elhagyni a főnöke utolsó pillanatban történő felkészüléséhez.
Ez nem jelenti azt, hogy csak a kilenc dolgot kell korlátoznod a mester teendők listájára. Inkább kétféle listát kell tartania: egy nagy "konyhai mosogató", egy teljes listát mindazt, amellyel meg kell csinálnod egy ponton (egy helyen), és egy másik, amely rövidebb, és megadja a menetrenddel kapcsolatos utasításokat, hogy mit kell kapnia ma kész.
Javasoljuk, hogy az este elhagyása előtt néhány percet vesz igénybe, hogy meghatározza az 1-3-5-öt a következő napra, így készen áll arra, hogy reggel eléri a földet.
Az előre megtervezett tervezés azt is jelenti, hogy tudatában áll informálisabb beszélgetésekkel a kezelőjével, amikor valami újdonságot helyez el rád, amit azonnal meg kell tennie, valamint azokat az eszközöket, amelyekkel a többi munkád újra prioritásra kerül. Például, ha egy meglepetés prezentáció esik az ölébe, próbáld ki: Persze, 15:00 óráig kaphatok neked, de a Q1-es jelentések holnapra nem lesznek készen, mióta terveztem, hogy ma dolgozhassak.”
3. Teljesíts egy fontos feladatot ebéd előtt
Ez lehet kemény, de működik. Vegye ki az egyik nagy vagy közepes feladatot, és kezelje az első dolgot reggel, még mielőtt az e-maileket ellenőrizné. Higgy bennünket, nincs jobb érzés, mint egy nagyobb feladat ebéd előtt.
Motívációs szakértő és szerző, Brian Tracy ezt a "békát eszik" -nek nevezi, bólintó a híres Mark Twain idézethez: "Élvezzen egy élő béka első dolog reggel, és semmi rosszabb nem fog megtörténni veled a nap hátralévő részében".
Kathryn gyakran azonosítja a "békákat" a következő napra - a legnehezebb feladatokat, vagy azokat, amiket ő tudja, hogy legalább a legkevésbé élvezi - előző este. Ez mentálisan felkészíti arra, hogy reggel kezelje őket, és megőrzi, hogy ne tegye ki őket másnap, aztán másnap.
4. Zárolja a naptárat
Ha úgy találja, hogy mindig túlbecsülni, hogy mennyit tehet egy nap alatt, próbáljon időt adni az összes naptárához, ahogyan az találkozók ütemezésénél is. Miután meghatároztuk a feladatokat az Ön feladatairól vagy az 1-3-5-ös listáról, próbáljuk ütemezni őket, blokkolva a megfelelő időt mindegyikhez.
A legfontosabb dolog az, hogy reálisak legyenek arról, hogy mennyi ideig fognak mindenki. Ha egy fontos ügyfélnek küldött e-mail írása 15 percet vesz igénybe, akkor például a csapatának Q1 stratégiájának elkészítése néhány órát igényelhet.
Könnyű, de veszélyes a csapdába esni abban, hogy a kritikus munkatermékeket a találkozók között maradt pillanatok alatt hagyják el. A közgazdász John Kenneth Galbraith egyszer azt mondta: "Az ülések elengedhetetlenek, ha nem akarsz semmit".
Hacsak a munkaköri leírása nem csak találkozókon tart (és azt hisszük, hogy nem), az időzárás nagyszerű módja annak, hogy időt takarítsunk meg a valódi munkára: a dolgokat, amelyek előmozdítják az üzletet, és hogy az ügyfelek fizetik a vállalatot, hogy termeljenek.
Amikor ezt próbálja meg, győződjön meg róla, hogy tiltja az időbeosztást a naptárban, hogy felkeresse az e-maileket, a brainstorming-ot vagy egyéb fontos, de nem kézzelfogható feladatokkal kapcsolatos feladatokat. Ha a felelőssége lehetővé teszi, próbálja meg blokkolni egy órát reggel és egy órát délután, hogy a postaládáján keresztül dolgozzon -, majd fegyelmezze magát, hogy ne töltse az időt az e-mailek kezelése között, amikor valami mást dolgozott.
